De coronalessen van cateraar Vermaat Groep

door: Stef Driessen

Cateringbedrijven behoren tot de bedrijfstakken die het hardst worden geraakt door de coronamaatregelen van de overheid. Vermaat Groep, een van de grootste cateraars van ons land, zag binnen enkele dagen tijd het dagelijks werk van een paar duizend personeelsleden opdrogen omdat bedrijven en musea hun deuren sloten. Hoe gaat het bedrijf hier mee om en kunnen andere cateraars daar lessen uit trekken? Algemeen directeur Rick Zeelen van Vermaat Groep deelt zijn ervaringen.

Herpak je snel

“De snelheid van de ontwikkelingen heeft ons verrast, daar kon geen draaiboek tegenop. Begin maart dachten we nog dat, in het ergste geval, de helft van onze locaties getroffen zou worden. Op donderdag 12 maart ging het hoger onderwijs op slot en werd het hele bedrijfsleven opgeroepen tot thuiswerken. En op zondag 15 maart moesten alle restaurants en de rest van de scholen dicht. Dat zijn enorm veel veranderingen, die extreem veel van de organisatie vragen.”

Richt een crisisteam op

“Veel mensen in de organisatie hebben goede ideeën hoe we met de huidige crisis om moeten gaan. Die ideeën moet je centraal kunnen bundelen. Tegelijkertijd moet je de organisatie directiever aansturen dan anders. Daarom heeft elke businessunit nu een crisisteam, dat weer in contact staat met een centraal crisisteam. In dat centrale team zitten vijf personen: iemand van Human Resources, Operations, Communicatie, Food Safety en een lid van de directie. Het crisisteam komt twee keer per dag online bij elkaar. Eenmaal daags vergadert het team met de directie, die weer dagelijks contact heeft met de ondernemingsraad. Zo zitten we kort op de bal.”

Geef garanties

“Vermaat geeft werk aan 5.000 mensen waaronder 4.700 mensen in vaste dienst, vooral parttimers. Omdat een meerderheid van onze opdrachtgevers hun deuren hebben moeten sluiten, valt voor driekwart van ons personeel het dagelijks werk weg. Voor de mensen in dienst hebben we de NOW-regeling aangevraagd. Deze uitkering vullen we aan tot 100 procent. Hiermee willen we vertrouwen uitstralen in de toekomst. Werknemers die door alle veranderingen worstelen met privéproblemen in de mentale of financiële sfeer, kunnen al dan niet via hun manager bij een speciaal door ons opgericht loket terecht.”

Communiceer open

“Als organisatie wil je rust uitstralen, laten zien dat je in control bent. Op maandag 16 maart hebben een videoboodschap voor onze medewerkers gemaakt. En daarbij ook een memo rondgestuurd met de belangrijkste maatregelen die we hebben genomen. Sindsdien zenden we twee keer per week een ‘vraag-en-antwoord’-sessie uit, op dinsdag en vrijdag om 12 uur ‘s middags. Iedereen die bij ons werkt mag vragen insturen, en die worden beantwoord door een team van HR-stafmedewerkers. Hier komen veel positieve reacties op. Onze medewerkers voelen zich serieus genomen.”

Ga videovergaderen

“Met onze vijfhonderd locatieverantwoordelijken communiceren we via Microsoft Teams. Aankomende donderdag nemen we ze onder andere mee in de vele initiatieven die Vermaat-medewerkers zijn gestart. Zoals de bezorgdienst die chefkok Joris Bijdendijk van Rijks, het door Vermaat Groep geëxploiteerde restaurant in het Rijksmuseum, is begonnen. En vertellen we over de locaties waar we ziekenhuispersoneel in het zonnetje zetten, of voedselbanken en daklozenopvang steunen. En over de 250 aanmeldingen die we hebben ontvangen van medewerkers die vrijwillig willen gaan helpen bij de logistiek van ziekenhuizen. Dit geeft een impuls aan de bedrijfstrots.”  

Richt je op de toekomst

“We hebben vijf ‘post-corona’-projecten opgestart waar we de komende vier tot acht weken energie in willen steken. Elk project krijg een sponsor, een directielid dat voor ruggensteun zorgt, en een uitvoerder die zijn eigen team mag vormen en 75 procent van zijn tijd aan het project mag besteden. Een van de projecten is het nadenken over voedselveiligheid na corona. Wat verwachten onze klanten straks van ons? Gaan we contactloos betalen verplicht stellen? Moeten alle personeelsleden standaard handschoenen gaan dragen?” 

Haal projecten van de waakvlam

“Daarnaast zijn we vijf ‘achterstallig werk’-projecten begonnen. Die willen we op 1 mei afgerond hebben. In ‘onze’ ziekenhuizen willen we al een tijdje een nieuw retailconcept introduceren. Normaal is dat een jaarproject, maar nu willen we het met kleine teams versneld uitrollen. Een ander project dat we nu gaan opschalen is het inrichten van een personeelsapp die ons centraal communicatiemiddel moet worden. Verder is dit een prima periode om het customer relationship managementsysteem bij te werken.”

===

Meer coronacrisis-artikelen voor ondernemers vindt u hier en hier.