Goede planning en kennis over risico’s cruciaal bij verlagen faalkosten

door: Casper Wolf

Een goede voorbereiding van bouwprojecten is het meest effectief om faalkosten te beheersen en nadruk op snelle kostenbesparingen kan duur uitpakken. Dat betoogt Johan de Vries van BOAG Advies en Management. ABN AMRO sprak hem in het kader van het rapport ‘Verspilde moeite’. “Eenzijdige aandacht voor het verlagen van directe kosten leidt tot hogere totale kosten.”

Directeur Johan de Vries van BOAG Advies en Management houdt zich onder meer bezig met bouw- en vastgoedprojecten voor de sectoren gezondheidszorg, woningbouw en onderwijs. Laat dat nu sectoren zijn waar de vraag naar nieuwe gebouwen, als gevolg van de bevolkingsgroei en vergrijzing, stijgende is. Voor De Vries liggen er dus veel potentiële projecten in het verschiet. “Met de nog steeds stijgende prijzen voor woningen en andere gebouwen die in essentiële behoeften voorzien, liggen de bouwkosten onder een vergrootglas.”

BOAG Advies en Management viert dit jaar zijn dertigjarige bestaan. In die dertig jaar heeft het bureau veel grote en kleinere bouw- en vastgoedbedrijven ondersteund bij hun bouw- en vastgoedvraagstukken. De adviezen omvatten een breed scala aan onderwerpen zoals aanbesteden, contracteren, strategische vastgoedopgaven, huisvestingsadviezen en bouwkosten. Daarnaast wordt BOAG direct betrokken bij het management en de uitvoering van projecten en contracten.

Nadruk op directe kosten

BOAG heeft veel ervaring met het in de hand houden van de bouwkosten. De Vries stelt tevreden vast dat de verschillende partijen die actief zijn in de bouwkolom tegenwoordig meer aandacht geven aan kostenbeheersing. Toch pakt dat volgens de BOAG-adviseur niet altijd goed uit. “Partijen hebben vooral het verlagen van de directe kosten voor ogen, bijvoorbeeld de inhuurkosten van gespecialiseerd personeel. Helaas wordt vaak over het hoofd gezien wat de gevolgen hiervan zijn op het gehele bouwproject en het bouwproces.”

Door eenzijdig aandacht te geven aan directe kosten kunnen volgens De Vries gedurende het proces juist meer tegenvallers en discussiepunten ontstaan. “Dan kan het gebeuren dat men terug moet naar de tekentafel, architecten aan het ontwerp moeten sleutelen en de planning in een vroeg stadium al niet meer haalbaar is.” Volgens De Vries is de intentie van de meeste bouwbedrijven bij het verlagen van de kosten prima, maar ontbreekt het aan overzicht. “De nadruk op het verlagen van de directe kosten kan dus uiteindelijk leiden tot een stijging van de totale projectkosten.”

Voorbereidingsfase van groot belang

“De controle over een groot deel van de faalkosten ligt in de voorbereidingsfase. De opdrachtgever heeft hier een belangrijke rol”, zegt De Vries. Volgens De Vries geven veel opdrachtgevers onevenredig veel aandacht aan het bereiken van een scherpe prijs voor het project. “Vaak gaat dit ten koste van de kwaliteit, wat op termijn kan leiden tot hogere kosten.”

Volgens De Vries moet de prijs in de voorbereidingsfase dus niet leidend zijn, maar moet vooral worden gekeken naar het bepalen van een duidelijke opdracht en het maken van een goede planning. Het beste resultaat wordt daarbij bereikt als alle relevante spelers deel uitmaken van het ontwerpteam. Hierom sluit BOAG als bouwkostendeskundige zelf ook vaker aan tafel bij het ontwerpteam. “De extra kosten voor het opzetten van een juiste planning verdient de opdrachtgever terug in het verdere bouwproject”, zegt De Vries. “Nu is het nog vaak zo dat een medewerker bij de ontwikkelaar ervoor moet zorgen dat de risico’s en kosten laag blijven. Dit vertroebelt echter de blik op alle relevante aspecten van de bouw. Door het formuleren van een duidelijke opdracht en het maken van een goede voorbereiding kan de opdrachtgever faalkosten later in het proces voorkomen.”

Uitvoeringskennis nodig in voorbereidingsfase

Aan de aannemerszijde valt volgens De Vries ook nog het nodige te verbeteren. “Aannemers weten vaak niet precies waarvoor ze tekenen. Bij middelgrote tot grote aannemers zie je zelfs dat het uitvoerende team pas worden betrokken nadat het acquisitieteam de deal heeft binnengehaald.” Volgens De Vries ontstaat hierdoor een spanningsveld tussen financiële belangen en de in te huren kennis die voor het project noodzakelijk is. “Dat het aan kennis tekortschiet, wordt vaak pas duidelijk bij de uitvoering van het project.” Tegelijk ziet De Vries dat enkele grote partijen zich zeer bewust zijn van dit spanningsveld en steeds meer aandacht besteden aan het binnenhalen van meer kennis in het aanbestedingstraject. “Het organiseren van voldoende kennis voor de uitvoering is cruciaal bij het reduceren van de risico’s”, aldus De Vries.

De nadruk moet volgens De Vries dus in hoge mate liggen op kennis, vooral kennis over de bouwrisico’s. Het is daarom niet meer dan logisch dat BOAG de projectmanagementmethode GOTIK (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) heeft uitgebreid naar GROTIK. De R staat daarbij voor Risicomanagement. De Vries: “Die R is voor de bouw- en vastgoedsector een cruciale factor om de bouwkosten van onze woningen en andere gebouwen niet te ver te laten stijgen.”