TMS in de cloud is niet eng, en de voordelen zijn groot

door: Bart Banning

Digitale revolutie of niet: een flink aandeel van de duizenden kleine familiebedrijven in de logistiek werkt anno 2018 nog zonder Transport Management Systeem (TMS). Tijdens de crisis ontbrak het hen aan geld ervoor en nu, tijdens de hoogconjunctuur, ontbreekt door al het rennen en vliegen de tijd om grondig na te denken over nieuwe IT-oplossingen.

Terwijl die toch veel tijd en geld kunnen besparen, en ook voor kleinere ondernemingen inmiddels een voorwaarde zijn om in business te kunnen blijven. Jitske Brink (40), CEO van FiLogic: ‘Het goede nieuws is dat er tegenwoordig gemakkelijk te implementeren oplossingen zijn, die door de abonnement-structuur geen forse initiële investering vergen en daardoor laagdrempelig zijn. Je betaalt een vast bedrag per maand. Ik zie in de markt dat veel bedrijven amper op de hoogte zijn van dit soort SaaS-oplossingen: Software as a Service.’

Brink: ‘Ik denk dat 70% van de transporteurs een klein familiebedrijf is, en die zijn merendeels niet of zeer beperkt geautomatiseerd. Stel je voor hoeveel efficiencywinst te behalen is in termen van tijd, geld en milieu, als de beladingsgraad middels IT 10% kan worden opgekrikt. Daarvoor moet wel de informatie beschikbaar zijn, en is een goed werkend TMS, qua mogelijkheden passend bij de bedijfsomvang, dus onontbeerlijk.’

‘Ik zie bij veel ondernemers weerstand tegen IT-oplossingen. Die denken nog dat ze een duur systeem moeten aanschaffen, met een lange implementatietijd en waarvan ze vooraf moeilijk kunnen inschatten of het hun gaat brengen wat ze ervan verwachten. Vaak komt dat door onbekendheid met de materie, – het IT-jargon in de offerte lijkt voor velen onbegrijpelijk. Wat is een interface? En als ik daar dan veel geld voor betaal, wat kan ik daar dan mee?’

FiLogic biedt via een abonnementsstructuur kleine transportondernemingen sinds juni 2015 een nieuw product aan, een TMS dat helemaal in de cloud draait. Het programma draait dus niet op de computers van de transporteurs, maar via internet op de servers elders in het land: Software as a Service.

De implementatie ervan kan razendsnel doorgevoerd worden.  Wie vandaag een abonnement neemt op FiLogic, kan er morgen mee aan de slag. Brink: ‘Een planner met redelijke computervaardigheden kan het in twee weken onder de knie hebben. Een kwestie van je data uploaden en beginnen. Ons TMS kan middels een interface aan allerlei andere systemen gekoppeld worden: Trimble, Rietveld, Transics, Data2Track, Webfleet, boekhoudsystemen, Webshops en Magento. Wie twijfelt, kan FiLogic twee weken gratis uitproberen.’

Voel je jij als vrouw in deze mannenwereld, die zowel IT als Transport en Logistiek is, op je plek?

‘Ik heb tot zes jaar geleden in het onderwijs gezeten. En dat blijkt nu een enorm voordeel te zijn. Veel planners die met ons systeem moeten gaan werken, kunnen dat alleen met heel goede hulp. Ik ben didactisch goed onderlegd, begrijp dat ze vertrouwen nodig hebben, dat ze zich begrepen moeten voelen om zich de skills eigen te maken. Ik ga naast ze zitten, net zo lang tot ze het in de vingers hebben.’

Nogal wat planners van kleine familiebedrijven blijven kennelijk het liefste bij de oude vertrouwde werkwijze. Ze voeren nog steeds handmatig orders in, overgetikt van mailtjes, of telefonisch aangenomen. Ook de  planning en facturering is nog arbeidsintensief, met papieren vrachtbrieven, paklijsten, Excel- en outlookbestanden. TransFollow, de digitale vrachtbrief, wordt alleen in grote ondernemingen gebruikt. Er heerst weerstand tegen IT. Hoe kun je kleine familiebedrijven over de streep trekken?

Brink: ‘Vorig jaar hadden we 17 klanten, dit jaar 46. We groeien hard, en dat komt ook door mond-op-mond-reclame. Ondernemers vertellen hun ervaringen met het TMS en de voordelen ervan aan elkaar door. Het zijn keihard werkende mensen, die als het moet nog op zondag naar kantoor gaan om iets te regelen. Als die voor het eerst zien hoe gemakkelijk ze gewoon thuis op hun computer kunnen inloggen om bijvoorbeeld een order aan te passen, worden ze heel blij. Bij geïnteresseerde ondernemers laten we ter plekke zien hoe FiLogic werkt. Ik neem met de planner alle stappen door. We hebben instructiefilmpjes op YouTube staan. Klanten kunnen via onze chatfunctie vragen direct beantwoord krijgen. Ook telefonisch geven we 24/7 hulp. Een andere reden voor onze groei is de online marketing die we in 2018  op de rails hebben gezet, met behulp van een bankfinanciering. We worden beter gevonden op Google zonder te adverteren, we doen aan content-marketing via Facebook en LinkedIn. En laten klanten aan het woord om online ervaringen te delen. Die nieuwe strategie werkt erg goed.’

Brink: ‘Het belangrijkste is dat klanten zien dat onze werkwijze niet eng is, en de toegevoegde waarde groot. Bij ons is ook cybersecurity een uiterst belangrijk aandachtspunt. Mijn echtgenoot Marinus Brink, mede grondlegger en verantwoordelijk voor de FiLogic-software, heeft negen jaar met Software as a Service bij grote financiële bedrijven gewerkt, en daar gezien wat erbij komt kijken om cybersecurity op orde te hebben.

Dat is van levensbelang, daar mag niets mee mis gaan, want het zijn wel de bedrijfsgegevens van klanten die de hele dag over internet uitgewisseld worden tussen je onderneming en de verschillende servers. We hebben alle benodigde certificaten, doen de updates van software automatisch, en als we een interface maken voor een nieuw systeem, checken we altijd of cybersecurity daarvan in orde is. Zo niet: dan koppelen zo’n systeem ook niet aan FiLogic.’

Zijn geïnteresseerde transportondernemers wel eens bang vast te komen zitten aan jullie systeem?

‘Iedere klant van ons kan op ieder moment als zijn data (orders, facturen, planningen) downloaden, vervolgens het abonnement opzeggen, en met een ander Transport Management Systeem gaan werken, geen enkel probleem. Dat hebben we expres zo geregeld, omdat anders de drempel voor geïnteresseerde klanten veel te hoog zou worden. Onafhankelijkheid is belangrijk voor de klant. Wil FiLogic de klanttevredenheid op het gewenste peil houden, dan zullen we voortdurend scherp moeten door ontwikkelen. We willen klanten ontzorgen door hen een passende IT-omgeving te bieden.’

En wat als jullie bedrijf onverhoopt iets zou overkomen, hoe kunnen jullie klanten dan verder?

‘We hebben speciaal een stichting opgezet die garandeert dat het TMS minimaal negen maanden wordt onderhouden en van updates wordt voorzien. Dat is tijd genoeg voor onze klanten om een nieuwe oplossing te vinden voor hun IT.’

Wat is de volgende stap van FiLogic?

‘We hebben de Talking Traffic Award gewonnen voor een gratis open-sourceversie van ons TMS, waardoor het voor kleine bedrijven nog eenvoudiger wordt om in te stappen. Die versie is momenteel nog niet op de markt, maar zal heel intuïtief te bedienen zijn. Het idee is dat ondernemingen die ermee werken, en meer dienstverlening willen, kunnen overstappen naar ons betaalde TMS. We denken hiermee vooral kleinere ondernemingen in de logistieke sector prima te kunnen ondersteunen op IT-gebied. De digitale revolutie zet door, en ook voor hen is optimale inzet van IT van cruciale waarde.’