QRM: tijd is geld, heel veel geld!

door: David Kemps

Alles moet sneller. De slogan ‘Vandaag besteld, morgen in huis’ is tegenwoordig een zwaktebod. De veeleisende internetconsument eist directe levering, en wel op dezelfde dag nog. Ook in de zakelijke markt is deze trend zichtbaar. Industriële afnemers vragen om steeds kortere levertijden, zelfs bij zeer complexe componenten. Een onmogelijke opgave? Zeker niet. 

In ‘It’s about Time’, de bijbel van Quick Response Manufacturing (QRM) door professor Rajan Suri, is tijd dé belangrijkste parameter om bedrijfsprocessen te verbeteren. De voornaamste missie van QRM is de doorlooptijd verkorten: de tijd tussen het verzoek om een product of dienst te leveren (de order), en de feitelijke levering. Uit onderzoek van prof. Suri blijkt namelijk dat er slechts in 7 procent van de doorlooptijd wordt gewerkt aan een product. De rest van de tijd gebeurt er niets; het product ligt ‘te wachten’ op de volgende bewerking of de volgende stap in het (administratieve) proces. Dat is funest voor de levertijd. Terwijl snelle levering veel oplevert: onderscheidend vermogen, minder voorraadkosten en dus hogere marges. Natuurlijk is dit economische principe niet nieuw, en het klinkt misschien eenvoudig. Toch laat de QRM-praktijk zien dat er achter een kortere levertijd ingrijpende interne veranderingen schuilgaan.

Korte doorlooptijd begint op kantoor

Lange levertijden zorgen in de hele organisatie voor hoge overheadkosten. Op de werkvloer, in de vorm van (tussen)voorraden van gereed product en onderhanden werk. Maar op kantoor zijn de kosten het hoogst. Staan er veel orders open, dan is het planningsproces van inkoop, logistiek, machinebezetting en personeelsinzet complex. Ook de financiële administratie wordt ingewikkelder met veel uitstaande facturen voor inkoop en verkoop en langere betaaltermijnen. Een kortere doorlooptijd verlaagt niet alleen de administratieve kosten, maar ook de rentelasten. Want met een kleinere voorraad en kortere debiteurentermijn gaat de werkkapitaalbehoefte omlaag. Zo slaagde Bosch Scharnieren erin om met QRM het werkkapitaal te halveren.

Meer betrokkenheid goed voor kwaliteit

In de praktijk blijkt ook dat de kwaliteit van producten verbetert wanneer de doorlooptijd korter is. Doordat het planningsproces eenvoudiger en de werkvoorbereiding beter is, gaat de foutmarge bij inkoop, order picking en engineering omlaag. Op de fabrieksvloer wordt er minder met producten ‘gesleept’, waarmee beschadigingen door tijdelijke opslag tot het verleden behoren. QRM organiseert de productie in een cellenstructuur (Quick Response Cells). Per cel krijgt een team de verantwoordelijkheid om afgeronde producten of delen van producten te maken. De teams maken zelf keuzes om het proces optimaal te laten verlopen. Hierdoor ervaren productiemedewerkers meer trots en betrokkenheid − en dus verantwoordelijkheid − bij het product. En dat is goed voor de kwaliteit.

Doorlooptijdverkorting heeft dus veel voordelen. Tegelijkertijd vergt het veel veranderingsgezindheid van management en medewerkers. Voor QRM zijn organisatorische aanpassingen op kantoor (boekhouding, inkoop, werkvoorbereiding) en de fabrieksvloer nodig. En dat vergt een flexibele organisatie én directie.

Van kosten-denken naar denken in tijd

Belangrijke directiebeslissingen over de aankoop van nieuwe machines of aanname van nieuw personeel, zijn vaak gebaseerd op kostenanalyses. Terwijl de directie het pure kostendenken juist moet loslaten om QRM te kunnen implementeren. Een voorbeeld: een industrieel bedrijf moet volgens de QRM-methodiek investeren in een extra freesbank en twee assemblagemedewerkers. Vanuit kostenperspectief is dat een no-go, want de investering zorgt voor een lagere bezettingsgraad en hogere personeelskosten. Maar de QRM-praktijk laat zien dat de nieuwe freesbank en assemblagemedewerkers voor een voorraadverlaging zorgen met een waarde van vijf miljoen euro. Tegelijkertijd wordt er bezuinigd op de logistiek medewerkers die druk waren met het verplaatsen, opslaan en administreren van de voorraad. De extra ‘kosten’ voor de machine en het extra personeel blijken dus een investering in doorlooptijd en efficiëntie.

De constante afweging tussen tijd en kosten is niet eenvoudig, en vraagt in de hele organisatie om een ‘mindshift’.

 

Meer lezen over QRM?

Wilt u meer weten over QRM en de mogelijkheden voor uw bedrijf? Lees dan mijn eerdere artikelen over Quick Response Manufacturing: