Facility Management maakt ruimte voor zelfsturende teams

door: Han Mesters

Steeds meer organisaties schrappen hiërarchische lagen en werken in teams van verschillende specialisten, die zich samen op de ontwikkeling of verbetering van een product of dienst richten. Deze Agile manier van werken met zelfsturende teams, is allang niet meer voorbestemd voor de Spotify’s van deze wereld. Doordat de focus op structurele en culturele veranderingen binnen de organisatie ligt, worden de facilitaire aanpassingen voor deze nieuwe manier van werken nog wel eens onderschat. En dat terwijl de omgeving veel impact heeft op de creativiteit, productiviteit en mate van samenwerking binnen een team. Facility Management kan op dit vlak veel toegevoegde waarde bieden. Initiatief nemen en proactief met de klant om tafel gaan wordt, de eerste stap naar een nieuw verdienmodel.

The war room: bemoei je met andermans zaken!
De ruimte waarin het team zit, is een belangrijke component in de ‘Agile team workspace’. Vaak wordt de vergelijking gemaakt met een ‘war room’: een centrale kamer waarin teamleden informatie delen, discussiëren, brainstormen en plannen maken voor de toekomst. Het is belangrijk dat de voortgang van het team goed zichtbaar is, bijvoorbeeld door de muren als whiteboards te gebruiken. Wanneer het team in dezelfde ruimte werkt, zijn alle leden snel op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Door ‘osmotic communication’ krijgen ze op de achtergrond mee wat er tegen of door andere teamleden wordt gezegd. Deze informatie verwerken ze onbewust. En als het nodig is, kunnen ze er meteen op reageren.

 AGspring War Room

De ‘war room’ van Agspring, een organisatie gespecialiseerd in het verwerken en vervoeren van granen en zaden.

Maar een ‘war room’ is niet het enige ingrediënt voor een werkomgeving die Agile teams stimuleert. Ook verschillende soorten werk en ontspanning zijn belangrijk. Denk aan kleinere ruimtes voor kleine meetings, concentratieplekken en inspiratie.

Ook Facility Management moet anders te werk
Nu veel organisaties de draai maken naar zelfsturende teams en Agile werken, groeit de behoefte aan kennis over de inrichting van een werkomgeving. Hier liggen kansen voor Facility Management, al zal de branche zelf ook op een andere manier moeten werken. In plaats van alleen diensten leveren als schoonmaken of beveiligen, moeten ze zich richten op advies. De sleutel voor deze ommekeer ligt bij de medewerkers: kan de accountmanager snel de switch naar het adviseurschap maken? Ook in de uitvoering van het advies en het onderhoud van de faciliteiten kan Facility Management natuurlijk een rol blijven spelen.

Facility Management + HR + IT = meerwaarde
Om strategische waarde toe te kunnen voegen, is samenwerking tussen Facility Management, HR en IT essentieel. Afstemming met HR zorgt ervoor dat de werkomgeving goed aansluit bij het personeelsbeleid, terwijl IT producten kan leveren die de werkomgeving versterken. Denk aan de app waarmee je je parkeerplaats of werkplek reserveert. De data die deze innovatie genereert, geeft inzicht in welke ruimtes intensief worden gebruikt. Deze informatie kan weer een verbeterde operational efficiency en duurzamer energieverbruik opleveren.

Vooruitlopen levert kansen op
De verschuiving van dienstverlening naar advies vraagt een proactieve houding van ondernemers in Facility Management. Wachten op een uitnodiging van de klant om strategisch mee te denken, levert waarschijnlijk niet veel op. Informeer dus zelf naar de HR-strategie van klanten en draag ideeën aan voor een verbeterde werkomgeving. Stimuleer uw klant om na te denken over hoe het kantoor met de organisatie mee moet veranderen. Op deze manier wordt u vanaf het begin op strategisch niveau betrokken en kunt u de hoogste toegevoegde waarde leveren.