Scenariostudie Facility Management

door: Frederieke van Oppen , Han Mesters

Introductie

De wereld van Facility Management (FM) is aan het veranderen. Margedruk op traditionele diensten als schoonmaak en beveiliging maakt het noodzakelijk het verdienmodel te vernieuwen. Om handvaten te geven aan uw toekomstige strategiebepaling voor FM hebben we vier scenario’s ontwikkeld, aan de hand van twee assen.

De horizontale as gaat over de werkplek. Dankzij het internet is het niet meer nodig om elke dag naar kantoor te komen. Voor organisaties is dit een lastig punt. Aan de ene kant willen ze hun werknemers de ruimte geven om te werken waar en wanneer ze willen. Aan de andere kant is fysieke aanwezigheid een belangrijke voorwaarde voor intensieve en succesvolle samenwerking.

Op de verticale as is de positie van FM binnen een organisatie uitgezet. Door integratie met Informatietechnologie (IT) en Human Resources (HR) zou FM een steeds strategischere rol kunnen krijgen. Maar het kan ook zijn dat de ontwikkeling van duurzame of flexibele ruimte telkens meer aandacht krijgt. Wordt de afdeling steeds belangrijker of kunnen we FM juist steeds beter uitbesteden aan gevestigde en nieuwe spelers?

Door vier mogelijke werelden uit te werken, geven we de toekomst wat kleur. We hopen u hiermee aan het denken te zetten, en moedigen u aan vooral uw éigen toekomstscenario te schetsen.

scenario's

Wereld 1: Passion, Purpose en Potential, alles komt samen op de campus

In Wereld 1 staat de werkplek hoog op de prioriteitenlijst van Corporate Nederland. Kantoren veranderen in campussen, waarbij de prestatie van de werknemer centraal staat. Eten, sporten, ontspannen, socializen en zelfs slapen: de nieuwe werkplek voorziet in alle behoeften. Er zijn weinig redenen meer om de campus te verlaten, want ook het gezin kan langskomen om mee te eten en kinderopvang is altijd aanwezig. De belangrijkste doelstelling van de werkplek is om productiviteit en samenwerking te optimaliseren. Extreme werkweken zijn het uitgangspunt: mensen leven om te werken.

De organisatie investeert veel in haar campus en werknemers. Topprestaties leveren is de norm. Leergierigheid en aanpassingsvermogen zijn de belangrijkste vaardigheden van de toekomst. Waar Passion, Purpose en Potential elkaar overlappen, is de werknemer op zijn best. Om professionals zo veel mogelijk op dit snijvlak te laten bewegen en hun productiviteit te optimaliseren, is FM geïntegreerd met Human Resources (HR) en Informatietechnologie (IT). Integrale facilitaire dienstverlening richt zich niet alleen meer op ontzorging, maar juist ook op waardecreatie voor de gebruiker.

passionpurposepotential

Een voorbeeld: Het Googleplex

Het Googleplex in San Francisco is een goed voorbeeld van het kantoor als campus. Open werkruimtes, concentratieplekken, vergaderkamers, restaurants, kinderopvang, massagesalons, wasserettes, sportscholen, grasvelden, winkels, etc: alles is aanwezig op de twee miljoen m2  die het Googleplex beslaat.

googleplex1

Andere techbedrijven in Silicon Valley blijven overigens niet achter. Onder andere de campus van Facebook is een echte community, waarin creativiteit op allerlei manieren wordt gestimuleerd. Zo is vergaderen in de ballenbak geen uitzondering, ook niet voor de CEO.

googleplex2

‘Activity Based Working’: de werkplek ondersteund door technologie

De individuele werkplek is verleden tijd en ‘Activity Based Working’ de standaard. Ieder type werk vereist namelijk een andere omgeving en andere technologische toepassingen. FM werpt zich op dit vlak op als strategisch expert. Samen met HR en IT werkt het aan geïntegreerde en ‘slimme’ werkplekken. Hans Verschuren (commercieel directeur bij Axxerion) schetst in een interview met FMM Magazine een toekomstbeeld: ‘Waar voor het huishouden het eerste ‘intelligente aanrecht’ is gepresenteerd, zijn in de werksfeer de eerste smart tables een feit: bureaus met schermen geïntegreerd in het tafelblad, te bedienen door over het touchscreen te swipen.’

activity based working

Een werkplek ingericht volgens ‘Activity Based Working’, van The Organic Workspace

In Wereld 1 zijn smart tables nog maar het begin. Digitale technologie vormt het baken van ieders werkdag. Bij de invoering van deze technologie zijn de optimalisatie van productiviteit en samenwerking leidend. Om intensief samen te kunnen werken, is bijvoorbeeld een krachtig platform beschikbaar dat de projectmatige aard van de organisatie ondersteunt. Zo’n platform vindt snel de juiste mensen en brengt ze effectief met elkaar in verbinding. Uitgangspunt blijft wel dat goede samenwerking alleen kan ontstaan door face-to-face met elkaar te werken. IT biedt hieraan ondersteuning. Technologische ontwikkelingen hebben ook impact op de productiviteit en het welzijn van de campusgebruikers. Zo stemmen omgevingsfactoren als licht en temperatuur zich automatisch af op persoonlijke profielen. Ook zijn er gepersonaliseerde richtlijnen beschikbaar over voeding en beweging.

De campus als weerspiegeling van de corporate identity

Hoewel er veel aandacht is voor de aanjagers en randvoorwaarden van productiviteit en samenwerking, is geen enkele werkplek hetzelfde. De campus is zelf namelijk een unique selling point om nieuw talent mee aan te trekken. Daarnaast heeft de werkomgeving grote impact op medewerkerstevredenheid en is het een belangrijk middel om de corporate identity mee uit te dragen: de waarden, normen en purpose van de organisatie. Wanneer je de campus op komt, is deze overal in te herkennen. Naast de aanwezigheid van het logo of consequent kleurgebruik, zijn ook de inrichting en sfeer indicatoren van de corporate identity. De werkplek laat bijvoorbeeld zien wat de kernactiviteit van de organisatie is en wat voor mensen er werken. En of medewerkers veel tijd hebben voor rust en ontspanning. Hoeveel belang hecht de organisatie aan duurzaamheid en innovatie? Deze vragen en meer kun je na een bezoek aan de campus makkelijk beantwoorden.

Facility Management als spin in het web

De rol van FM is in Wereld 1 veel breder dan die van een supportafdeling. Samen met HR en IT werkt FM hard aan de inrichting en het design van de campus. Die vormen een belangrijke pijler van de strategie en identiteit van de organisatie. Het is hierbij essentieel om de inrichting goed af te stemmen met afdelingen als Corporate Strategy en Communicatie. FM voegt dus herkenbare waarde toe aan de organisatie, vooral als onderdeel of vaste partner van grote organisaties.

Wereld 2: Het kantoor als hotel, everybody is connected

In Wereld 2 is naar kantoor komen een uitzondering. Iedereen staat continu digitaal met elkaar in verbinding, waardoor reizen naar en van een vaste werkplek uit de dagelijkse routine verdwijnt. Niet alleen de functie, maar ook de vorm van het kantoor verandert hierdoor drastisch. Meetings met klanten, collega’s of externe stakeholders zijn de enige redenen om aanwezig te zijn. Stilteruimtes en ‘kantoortuinen’ zijn verdwenen. Het kantoor is een inspirerende omgeving waar je geen moment alleen bent. Voor Facility Management (FM) is het complete kantoor een visitekaartje van de onderneming. Gastvrijheid is een kernbegrip, opgeleid personeel voorziet bezoekers voortdurend van alle gemakken. Verschillende horeca-outlets laten grenzen tussen hoofdkantoren en hotels of conferentiecentra zelfs vervagen.

Technologie speelt in Wereld 2 een sleutelrol. Digitalisering maakt fysieke aanwezigheid geen vereiste meer voor intensieve samenwerking. Informatietechnologie (IT) is daarom de leidende afdeling binnen het partnership met FM en Human Resources (HR). Software-applicaties ondersteunen de professional gedurende het grootste deel van zijn werkdag. Het belangrijkste doel hiervan is tweeledig: enerzijds intensieve samenwerking mogelijk maken en stimuleren, anderzijds de productiviteit en focus verhogen. FM en HR hebben een belangrijke rol in de ontwikkeling van nieuwe ideeën. De interpretatie van Big Data is bovendien cruciaal voor het succes van de organisatie.

IT-oplossingen als basis voor Facility Management

In Wereld 2 is thuiswerken het uitgangspunt. Werken is iets wat je doet, niet iets waar je naartoe gaat. Om toch verbonden te blijven met collega’s, zijn er snelle en effectieve manieren om met elkaar communiceren. Johnson Controls illustreert het ‘nieuwe’ thuiswerken in de studie ‘The Workplace of 2040’ als volgt:

Workplaceof2040steve

Opvallend aan dit overzicht is dat het niet alleen technologische oplossingen noemt om in contact te blijven met collega’s. Zo zijn er ‘visual and audio noise filters’ die het concentratieniveau van de gebruiker aanzienlijk verbeteren. Verder is gezondheid een belangrijk punt van aandacht, gemonitord door ‘bio health indicators’. Hiermee krijg je suggesties over eten, bewegen en ontspannen. Deze focus op gezondheid is niet verwonderlijk. In een wereld waarin professionals continu verbonden zijn met hun werk, is een burn-out de meest voorkomende ziekte. IT biedt tools om die te voorkomen en om toezicht te houden op productiviteit en efficiëntie. Dat laatste is een belangrijk uitgangspunt voor FM in Wereld 2.

Innovatie gestimuleerd door co-working spaces

Naast huis en kantoor, vormen co-working spaces een belangrijke werkplek. Deze maken niet alleen intensieve samenwerking mogelijk, maar zijn vooral een bron van innovatie. Denk bijvoorbeeld aan partnerships tussen corporates en start-ups. Door regelmatig met elkaar in gesprek te gaan om te ontdekken of er kansen zijn om innovaties tot stand te brengen, verkleinen deze twee schijnbare tegenpolen de afstand tussen elkaar. Een mooi voorbeeld hiervan is The Startup Orgy: een leegstaand pand van ABN AMRO, waarin inmiddels vijftien start-ups gevestigd zijn. Ook is er een aantal vaste bureaus, waar iedere week verschillende bankiers aanschuiven. Zo ontstaat op informele wijze contact, waardoor innovatieve ideeën sneller worden geboren.

Nesta heeft onderzoek gedaan naar de belangrijkste doelstellingen voor een corporate om samen te werken met een start-up en welke strategieën daarvoor het meest effectief zijn. Co-working spaces blijken vooral geschikt om vernieuwing te stimuleren. Om innovatie mogelijk te maken speelt de werkomgeving dus een grote rol. Het is daarom niet verrassend dat het een belangrijk aandachtspunt is voor FM in Wereld 2.

objectives coworking spaces

 

Facility Management werkt nauw samen met IT

FM is geïntegreerd met HR en IT, waarbij vooral de samenwerking met IT leidend is voor het succes van de organisatie. De productiviteit en gezondheid van medewerkers monitoren heeft prioriteit. Daarnaast werkt FM in Wereld 2 nauw samen met afdelingen als Marketing en Externe Communicatie, omdat het (hoofd)kantoor een belangrijke plek is om klanten of externe stakeholders te ontmoeten. Er ontstaat een duidelijke vraag naar een effectieve inrichting en management van co-working spaces, waarop ook kleinere FM-ondernemingen zich richten.

Wereld 3: Een efficiënt en ‘slim’ hoofdkantoor

In Wereld 3 zijn hoofdkantoren groter, beter en duurzamer. Efficiëntie is het toverwoord. Dat heeft betrekking op ruimtegebruik, energie-uitstoot en inkoop van diensten als schoonmaak en beveiliging. Net als in Wereld 1 staat het kantoor in de werkdag centraal, maar het verschil is dat de nadruk hier niet ligt op de effectiviteit van de mens. Belangrijker dan uiting geven aan de corporate identity, is de inrichting en het gebruik van het gebouw. Dit zorgt ervoor dat het hoofdkantoor minder persoonlijk, maar wel modern oogt. Bovendien is het volledig aangepast aan de behoeften van de gebruiker. Technologie speelt hierin een belangrijke rol: temperatuur en licht zijn volledig te regelen via de smartphone, net als vergaderruimtes reserveren en catering bestellen.

De afdeling Facility Management (FM) staat los van Human Resources (HR) en Informatietechnologie (IT). Daarom is de betrokkenheid bij de strategie van de organisatie laag en richt ze zich uitsluitend op het gebouw en zijn functionaliteiten. Toch betekent dit niet dat FM zich beperkt tot schoonmaak en beveiliging. In de levenscyclus van het kantoor krijgt de afdeling een nadrukkelijke rol. Deze cyclus wordt vaak beschreven met het DBFOM-model: Design, Build, Finance, Operate en Maintain. De kernactiviteiten richten zich op de laatste twee fases, maar ook in het design, de constructie en de financiering van het gebouw geeft FM advies. Het profileert zich als ultieme expert op gebied van het fysieke gebouw.

Een voorbeeld: The Edge

The Edge in Amsterdam is een mooi voorbeeld van een uiterst efficiënt en ‘slim’ kantoor. Een duidelijk product van design en duurzaamheid. De buitenkant van dit innovatieve gebouw bestaat bijna volledig uit glas, waardoor een zee van licht binnenkomt.

theedge

Het gebouw heeft een BREEAM-score van maar liefst 98,36%. Deze graadmeter classificeert bedrijven op basis van hun impact op het milieu. De duurzame score is behaald mede dankzij de toepassing van geavanceerde technologische oplossingen. Denk hierbij aan zuinig energieverbruik, maar ook aan gebruiksvriendelijke features als verlichting aanpassen met je smartphone.

breeam duurzaamheid

Duurzaamheid en DBFOM

In Wereld 3 speelt het kantoor een belangrijke rol: het is het anker van de werkdag. Werknemers benutten het gebouw intensief en de betrokkenheid van FM bij de levenscyclus is groot. In dit scenario biedt FM steeds meer integrale pakketten aan voor DBFOM, zoals Facilicom nu doet voor vooral publiek-private samenwerkingen. Een belangrijk deel van de vraag komt uit privaat-privaat samenwerkingen. Het succes van het DBFOM-model is te verklaren door de hogere efficiëntie: slimmere keuzes tijdens de ontwerpfase leveren voordeel op tijdens de exploitatie en het onderhoud. Naast kostenbesparing zorgt het model ook voor hogere kwaliteit over de hele contractperiode. Om vertrouwd te raken met het DBFOM-model moet FM niet alleen kennis vergaren over andere disciplines. Het is belangrijker om een veilige cultuur te creëren die samenwerking stimuleert.

Duurzaamheid is hierbij een belangrijk begrip. De facilitymanager weet veel van de gehele levenscyclus van een gebouw en kan zich daarom uitstekend neerzetten als expert op het gebied van duurzaam gebruik. Het model hieronder, ontwikkeld door de Australische branchevereniging van FM, laat zien welke aspecten hierin een rol spelen. Economisch gezien zijn dat uiteraard kosten en resultaten, maar denk ook aan leveranciers en contracten. Vanuit een sociaal perspectief staat de behoefte van de gebruiker centraal. Tot slot spelen energieverbruik, luchtkwaliteit en waterverbruik mee. Kennis van duurzaamheid is voor de facility manager in Wereld 3 een must.

incorporatingsustainability

Zelfstandig Facility Management

FM is in Wereld 3 dus niet geïntegreerd met IT en HR, maar een volledig opzichzelfstaande afdeling. Vooral de uitvoering van de vooraf bedachte strategie is belangrijk. Dit zorgt ervoor dat FM verder van de organisatie af staat en makkelijker extern kan worden belegd. In dit scenario bestaat de markt dan ook vooral uit grote, gespecialiseerde FM-bedrijven. De rol van de interne FM-afdeling wordt minder groot. Samenwerking is essentieel, daarom zijn sociale vaardigheden van belang. De behoefte van een ander kunnen inschatten en hierop inspelen is een sleutelvaardigheid.

Wereld 4: De anonieme werkplek

Wereld 4 is de wereld van de ‘digital nomads’: professionals zonder vaste woonplaats, die rondreizen en ondertussen fulltime werken op hun laptop. Een voorbeeld is Esther Jacobs, die voor toekomstige digitale nomaden het ‘Handboek voor wereldburgers’ schreef. De relatie tussen werkgever en werkplek is verdwenen. Communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer – in een wereld vol zzp’ers wat werkrelaties betreft zowat de norm – verloopt volledig digitaal. Corporate identity uit zich niet in gebouwen, maar op het internet. FM is niet geïntegreerd met IT en HR. Daarom zijn de verschillende werkplekken niet toegespitst op de stimulering van productiviteit of samenwerking, maar meer op zuinig energieverbruik en efficiënte inrichting. Het is de wereld waarin start-ups als Seats2Meet, een online platform dat professionals de mogelijkheid biedt een werkplek naar keuze te reserveren, uitgroeien tot gevestigde multinationals.

Ook in Wereld 4 staat technologie centraal. Een werkplek reserveren voor een paar uur, een dag, een week of een maand? Dat gebeurt online. Maar het gaat verder dan dat: de professional wil niet alleen weten wáár hij kan werken, maar vooral welke andere professionals ook op die locatie aanwezig zijn. In deze flexibele wereld is je netwerk je belangrijkste bezit. Online platforms ontwikkelen zich door ‘track and trace’-functionaliteiten voor professionals. Dat is niet gek, want de werkplek zegt weinig meer over het type organisatie of werknemer. Met een platform kunnen gebruikers makkelijk collega’s, klanten of andere stakeholders opzoeken.

‘Leveraged assets’: Facility Management als AirBnB

Net als in Wereld 3 is de rol van de afdeling Facility Management (FM) binnen de organisatie vrij klein. Organisaties die externe assets op de juiste manier in weten te zetten, hebben succes. Kijk maar naar de afbeelding hiernaast: Uber, Facebook, Alibaba en AirBnB pakken het op dezelfde manier aan. In het Engels noemen we dit ‘leveraging external assets’. FM pakt de regie, maar is geen eigenaar van de producten of diensten. Daardoor kan de FM-organisatie snel groeien, met een laag risico. De barrière voor nieuwe spelers om toe te treden tot deze markt is laag, omdat dit businessmodel weinig kapitaal vereist.

leveragingassets

Een goed voorbeeld van zo’n onderneming is PivotDesk. Dit platform is vergelijkbaar met AirBnB, maar gericht op kantoorruimte. Ze linken bestaande organisaties met leegstaande kantoorruimte aan ondernemingen en start-ups die een flexibele werkplek zoeken. Een platform dus om organisaties met aanbod en behoefte aan kantoorruimte met elkaar te verbinden. DeskBookers vervult dezelfde functie, maar dan voor zzp’ers en andere individuen. Zij werken niet alleen samen met organisaties die ruimte beschikbaar hebben, maar ook met kantoorcentra.

pivotdesk

In Wereld 4 brengt FM vraag en aanbod rond kantoorruimte samen. Daarnaast richt het zich op advies geven. Facilitymanagers nemen de leiding bij het ontwerp en beheer van een gebouw, en schakelen zelf uitvoerende partijen in. Zo loopt de onderneming weinig risico, dankzij een lage kapitaalbehoefte. Arcadis is een voorbeeld van zo’n adviesbureau. Door diepgaande sectorkennis en ervaring op het gebied van design, engineering en project management, kunnen zij adviseren over de totale levenscyclus van een gebouw. Zelf voeren ze geen werkzaamheden uit, maar ze beschikken wel over een sterk netwerk om de juiste partijen in te schakelen.

Facility Management volgens AirBnB

De rol van FM verschuift in Wereld 4 van uitvoerende speler naar regisseur. Dit vraagt andere vaardigheden. Om een succesvol platform op te zetten zijn bijvoorbeeld gedegen IT-vaardigheden nodig. En om een geslaagd adviesbureau van de grond te krijgen zijn betrouwbare relationele en analysevaardigheden van belang. De belangrijkste verandering die FM in dit scenario zal doormaken, is daarom vooral van menselijke aard. Door nieuwe profielen aan te trekken en werknemers om te scholen, kan deze omslag plaatsvinden.

Conclusie

De toekomst laat zich niet voorspellen. Gaan we over vijf jaar nog iedere dag naar hetzelfde duurzame en efficiënte kantoor of brengen we het grootste deel van onze tijd door op de campus? Boeken we online een werkplek of werken we vooral thuis, en is een kantoorbezoek een luxe-uitje? Het zijn vragen die voor Facility Management (FM) van groot belang zijn. We zien in de huidige markt al tekenen van enkele scenario’s. Zo zijn er aan de ene kant veel voorstanders van de integratie van FM met Informatietechnologie (IT) en Human Resources (HR). Aan de andere kant wordt ook de flexibiliteit van de werkplek en het belang van software applicaties benadrukt. In een enkel scenario zullen de gevestigde spelers groeien, maar de facilitymanager van nu kan niet langer stil blijven zitten.

Met deze studie hopen we u te prikkelen op een strategisch niveau. Door keuzes te maken, u snel aan te passen aan veranderingen, maar vooral door nieuwe richtingen in te durven slaan, bent u als facilitymanager toekomstbestendig. De rol van FM zal in de komende jaren absoluut veranderen, maar we zijn ervan overtuigd dat de kansen en mogelijkheden veelbelovend zijn. We moedigen u aan samen met uw team de strategische discussie aan te gaan en te anticiperen op úw eigen toekomstscenario.